• 1) La première étape consiste à installer le logiciel «Rotator Interview téléphonique» sur chaque station de travail où les appels seront effectués. Si vous lisez ces lignes, cette étape a déjà été effectuée, au moins sur ce PC.
  
  
• 2) L'administrateur doit connecter l'étude à traiter. Pour cela, il existe un menu (que vous verrez lorsque vous appuierez sur l'option "Menu principal" située sur votre gauche), qui vous permet de connecter des études ou de les supprimer de la liste. (Supprimer une étude ne signifie pas la supprimer, mais simplement la déconnecter pour qu'elle ne s'affiche plus.) Un login et un mot de passe administrateur seront nécessaires pour effectuer ces tâches.
  
  
• 3) Une fois que l'administrateur a connecté l'étude, c'est-à-dire qu'elle est affichée dans la liste des études disponibles, vous pouvez procéder aux interviews téléphoniques. Double-cliquez sur l'étude souhaitée et entrez avec votre login et mot de passe, qui ont été fournis par l'administrateur.
  
  
• 4) Lorsque vous entrez dans le système, vous verrez une icône appelée "Nouvel appel", cliquez dessus et le système vous attribuera un cas. Ensuite, un écran s'affiche pour vous permettre de composer le numéro de téléphone et de commencer l’interview.
  
  
• 5) Si le numéro que vous essayez d'appeler est erroné, est occupé ou s'il ne vous répond tout simplement pas, appuyez sur «Raccrocher» et sélectionnez la raison pour laquelle vous l'avez fait. N'oubliez pas de remplir le champ «Observations», il sera utile de faire le suivi de chaque cas.
  
  
• 6) Si l'appel réussit, lisez chaque question à votre abonné pendant que vous enregistrez ses réponses dans le système, à l'aide d'une souris et d'un clavier. Le système vous prendra intuitivement par la main, cependant si vous constatez que la séquence des questions est illogique ou que la formulation est confuse, contactez votre administrateur pour faire les ajustements nécessaires.
  
  
• 7) Si vous souhaitez prendre en charge un cas "en attente", appuyez sur le bouton vert (avec l'icône du téléphone) et poursuivez l'appel. Le système gardera une trace des tentatives faites par vous. Si vous atteignez une limite de tentatives (définie par l'administrateur), l'appel passera à l'état «Aborted». Un appel annulé signifie que cela ne vaut pas la peine de déployer des efforts dans ce cas, vous devez donc passer aux suivants.
  
  

Options utiles spéciales pour l’interview téléphonique:

• 1) Suspendre une interview : si, au milieu de l’interview, l'abonné vous demande de l'annuler pour une raison quelconque, appuyez sur le bouton "Suspendre" et planifiez avec lui un prochain rendez-vous pour reprendre l’interview, qui peut avoir lieu ce même jour ou un autre jour. Le système vous rappellera quand vous devrez le rappeler. N'oubliez pas de toujours remplir le champ "Remarques" pour assurer le suivi du dossier.
  
  
• 2) Transférer un cas à un autre opérateur: Supposons que vous ayez demandé la permission d'aller chez le médecin et que vous deviez vous retirer du travail, mais que vous savez que vous avez des rendez-vous en attente avec certains abonnés qui avaient précédemment suspendu. Afin de ne pas avoir l'air mal avec ces personnes, vous pouvez envoyer ces cas à un autre opérateur, qui poursuivra les interviews sans problème majeur. N'oubliez pas de remplir le champ OBSERVATIONS pour que l'opérateur qui les reçoit sache de quoi il s'agit.
  
  
• Remarque: l'opérateur à qui vous avez envoyé ces cas pourrait rejeter votre demande, alors négociez avec eux ou vous aurez des ennuis. Puisque les rendez-vous reportés non pris seront colorés en rouge et l'administrateur le découvrira facilement.
  
  
• 3) Modifier l'état d'un appel: Rotator garde automatiquement une trace de l'état de chaque appel. Cependant, il peut arriver que vous ayez passé un appel et que vous ayez raccroché à tort en sélectionnant l'option "Numéro de fax", mais que vous vouliez "Tonalité occupée" (par exemple). Pour modifier manuellement cet état, le seul moyen est de modifier cet appel, en cliquant sur son icône. Ensuite, lorsque l'écran de démarrage de l'interview s'affiche, vous verrez un petit bouton sur la droite, appuyez sur ce bouton. Ensuite, le système demandera le login et le mot de passe de l'administrateur et vous pourrez supprimer son statut pour attribuer celui souhaité.
  
  

Pour réaliser les interviews téléphoniques, un réseau local (LAN) est nécessaire dans lequel le dossier d'étude est partagé par les administrateurs et les opérateurs. Pour les grands études ou Etudes avec des opérateurs situés sur des sites distants, vous pouvez choisir de virtualiser cette application ou de l'exécuter sur un «Terminal Server».