• 1) El primer paso es instalar el software “Rotator Entrevista Telefónica” en cada estación de trabajo donde se efectuarán las llamadas.


• 2) El administrador debe conectar el Estudio a procesar. Para ello hay un menú (El cual verás al presionar la opción “Menú principal” ubicada de lado izquierdo), el cual permite conectar estudios o removerlos de la lista. (Remover un estudio no significa eliminarlo, sino simplemente desconectarlo para que no se muestre más). Se necesitará login y password de administrador para realizar estas tareas.


• 3) Una vez que el Administrador haya conectado el estudio, es decir que se muestre en la lista de Estudios disponibles, ya puedes proceder a realizar las entrevistas telefónicas. Haz doble clic sobre el Estudio deseado e ingresa con tu login y password, los cuales han sido entregados por el administrador.


• 4) Al entrar al sistema verás un icono llamado “Nueva llamada”, haz clic allí y el sistema te asignará un caso. Seguidamente se mostrará una pantalla para que marques el número telefónico y comiences con la entrevista.


• 5) Si el número al cual intentas llamar está equivocado, está ocupado, o simplemente no contestan, presiona “Colgar” y selecciona la razón por la cual lo has hecho. Recuerda llenar el campo “Observaciones”, será útil para hacerle seguimiento a cada caso.


• 6) Si la llamada es exitosa, procede a leerle cada pregunta al abonado mientras registras en el sistema sus respuestas, empleando para ello ratón y teclado. El sistema te llevará de la mano de forma intuitiva, sin embargo si observas que la secuencia de preguntas es ilógica o que la redacción es confusa, ponte en contacto con tu administrador para que haga los ajustes necesarios.


• 7) Si deseas retomar un caso con estatus “pendiente” presiona el botón verde (con el ícono del teléfono) y procede con la llamada. El sistema llevará un control de los intentos hechos por ti. Si llegas a un límite de intentos (definido por el administrador), la llamada pasará al estatus Anulada. Una llamada anulada significa que no vale la pena gastar esfuerzos en ese caso, por lo que debes pasar a los siguientes.

Opciones especiales de utilidad para la entrevista telefónica:

• 1) Suspender una entrevista: Si en la mitad de la entrevista el abonado te pide cancelarla por cualquier motivo, presiona el botón “Suspender” y planifica con él una próxima cita para retomar la entrevista, la cual puede ser en este mismo día u otro día. El sistema te recordará cuando debes llamarlo nuevamente. Recuerda siempre llenar el campo “Observaciones” para hacerle seguimiento al caso.


• 2) Transferir un caso a otro operador: Supón que has pedido permiso para ir al médico y debes retirarte del trabajo, pero sabes que tienes citas pendientes con algunos abonados que habían suspendido antes. Para no quedar mal con estas personas, puedes enviarle estos casos a otro operador, quien continuará las entrevistas sin mayor problema. Recuerda llenar el campo OBSERVACIONES para que el operador que las recibe sepa de qué se trata.



Nota: El operador al cual le has enviado estos casos, podría rechazar tu solicitud, así que negocia con él o estarás en problemas. Ya que las citas postergadas no realizadas se pondrán en color rojo y el administrador se enterará fácilmente.



• 3) Cambiar el estatus de una llamada: Rotator lleva el control del estatus de cada llamada en forma automática. Sin embargo podría ocurrir que has hecho una llamada y colgaste seleccionando erróneamente la opción “Número de fax”, pero deseabas “Tono ocupado” (por ejemplo). Para modificar manualmente este estatus, la única manera es editando esta llamada, haciendo clic sobre su ícono. Luego al mostrarse la pantalla de inicio de la entrevista verás un pequeño botón a la derecha, presiona ese botón. Seguidamente el sistema solicitará login y password del administrador y podrás borrar su estatus para asignarle el deseado.

Para realizar las entrevistas telefónicas es requerida una red de área local (LAN) en la cual la carpeta del estudio sea compartida por administradores y operadores. Para estudios grandes o Estudios con operadores ubicados en sitios remotos se puede optar por virtualizar esta aplicación o ejecutarla en un “Terminal Server”.